Zadnja posodobitev: 24. 5. 2026

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je Meglenov NORM, Računalništvo k.d., Škrilje 77, 1292 Ig, Slovenija, matična številka 1272985000, davčna številka SI85798860 (v nadaljevanju: »upravljavec« ali »izvajalec«).

Kontakt za vprašanja glede zasebnosti in uveljavljanje pravic: info@presnemavanje.si, telefon 064 11 22 91, pisno na naslov sedeža.

Upravljavec zaradi obsega in narave obdelave nima formalno imenovane pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (DPO). Za vsa vprašanja se obrnite na zgornji kontakt.

2. Status pri obdelavi posnetkov in družinskega gradiva

Kadar nam stranka (fizična oseba) zaupa v digitalizacijo lasten zasebni in družinski material (posnetke, fotografije, zvočne posnetke), izvajalec deluje kot obdelovalec v smislu člena 28 GDPR, stranka pa je upravljavec teh osebnih podatkov.

Za pravne osebe, javne zavode, šole, društva in druge organizacije, ki nam zaupajo gradivo, ki vsebuje osebne podatke tretjih oseb, se na zahtevo sklene posebna pogodba o obdelavi osebnih podatkov. Obrnite se na zgornji kontakt.

Naročnik s predajo materiala jamči, da ima pravno podlago za obdelavo in da je za vsebine, ki vsebujejo druge osebe (sorodnike, otroke, sodelavce ipd.), zagotovil ustrezna soglasja ali da gradivo obdeluje v okviru zasebne in družinske dejavnosti, kjer GDPR ne velja v polnem obsegu.

3. Katere podatke obdelujemo

Pri povpraševanju, naročilu in izvedbi storitve lahko obdelujemo naslednje kategorije podatkov:

• kontaktni podatki: ime in priimek, e-poštni naslov, telefonska številka, naslov za prevzem ali pošiljanje,
• vsebina komunikacije: podatki iz vašega sporočila, obrazca, naročilnice, telefonskega dogovora, e-pošte ali pripetih dokumentov,
• podatki o naročilu: vrsta in količina medijev, dogovorjene storitve, izhodni format, rok, cena, plačilo,
• računovodski podatki: davčna številka, matična številka, številka računa, podatki za izdajo in hrambo računa,
• posnetki in gradivo: video posnetki, fotografije, filmi, zvočni zapisi in digitalne datoteke, ki nam jih zaupate v digitalizacijo (lahko vsebujejo osebne podatke, slike in glasove tretjih oseb),
• klepet z asistentom: vsebina pogovora in tehnični podatki, kadar uporabite zunanjo storitev AI klepeta na spletni strani,
• tehnični podatki obiska: IP naslov, čas obiska, vrsta brskalnika, operacijski sistem, vir prihoda in osnovni strežniški dnevniki,
• piškotki: nujni piškotki za delovanje strani in po vaši privolitvi piškotki za osnovno statistiko (glejte piškotki).

Posebne kategorije osebnih podatkov (zdravstveni, verski, politični, biometrični podatki) namensko ne zbiramo. Lahko pa se znajdejo v posnetkih, ki nam jih stranka zaupa (npr. družinski posnetek krsta, snemanje v bolnišnici). Za takšne podatke je pravna podlaga obdelava po naročilu stranke, naloga upravljavca tovrstnih podatkov pa je na strani naročnika.

4. Zakaj podatke obdelujemo (nameni)

• odgovarjanje na povpraševanja in priprava informativnih ponudb,
• sprejem, vodenje in izvedba naročila digitalizacije ali povezane storitve,
• komunikacija s stranko glede prevzema, pošiljanja, dodatnih vprašanj in zaključka naročila,
• digitalizacija, obdelava, rezanje, pretvorba v MP4, MP3, JPG ali drug dogovorjen format,
• izdaja računov, vodenje računovodstva in izpolnjevanje davčnih obveznosti,
• dokazovanje sklenjenih dogovorov, reševanje reklamacij in pravnih sporov,
• delovanje zunanje storitve AI klepeta ter odgovarjanje na vaša vprašanja,
• varovanje spletne strani, preprečevanje zlorab (CSRF, spam, neavtorizirani dostopi),
• osnovna statistika obiska na podlagi vaše privolitve.

5. Pravne podlage obdelave

• člen 6(1)(b) GDPR – pogodba ali predpogodbeni ukrepi: kadar povprašujete, naročite ali prevzamete storitev,
• člen 6(1)(c) GDPR – zakonska obveznost: hramba računov in poslovne dokumentacije po davčni zakonodaji,
• člen 6(1)(f) GDPR – zakoniti interes: varovanje spletne strani, preprečevanje zlorab, dokazovanje dogovorov, reševanje reklamacij in pravnih sporov,
• člen 6(1)(a) GDPR – privolitev: nenujni piškotki, statistika obiska, marketinška komunikacija (kadar bi se izvajala), uporaba AI klepeta.

6. Roki hrambe

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen obdelave ali kolikor zahteva zakonodaja:

• povpraševanja brez sklenjenega naročila: do 3 leta od zadnjega kontakta (zaradi morebitnih kasnejših vprašanj in dokazovanja komunikacije),
• delovne digitalne datoteke med izvedbo: najpozneje 30 dni po predaji materiala oziroma zaključku naročila, razen če je dogovorjena plačljiva daljša hramba,
• e-poštna komunikacija o naročilih: do 5 let, zaradi morebitnih reklamacij in dokazovanja izvedenih storitev,
• računi in računovodska dokumentacija: 10 let po koncu leta, na katero se nanašajo (Zakon o davku na dodano vrednost, Zakon o davčnem postopku),
• varnostne kopije: ohranijo se do 30 dni in se nato samodejno prepišejo,
• strežniški dnevniki: do 6 mesecev, nato se izbrišejo ali anonimizirajo,
• podatki, vezani na pravne spore ali reklamacije: do zaključka spora oziroma 5 let po njem,
• piškotki za statistiko: do 13 mesecev oziroma do preklica privolitve.

Po izteku roka podatke samodejno izbrišemo, anonimiziramo ali shranimo le v obsegu, ki je nujen po zakonu.

7. Hramba originalov, posnetkov in digitalnih datotek

Originalne medije in digitalne datoteke uporabljamo izključno za izvedbo naročene storitve. Posnetke med digitalizacijo in obdelavo hranimo na naših delovnih računalnikih, dodatna začasna rezervna kopija je lahko shranjena na lokalnem diskovnem polju ali zunanjem disku.

Po oddaji oziroma prevzemu materiala in končnih datotek se digitalni delovni podatki praviloma izbrišejo najpozneje v roku 30 dni. Daljša hramba je možna samo po posebnem dogovoru, na primer če stranka naroči arhivsko hrambo kot dodatno plačljivo storitev.

Posnetkov ne objavljamo, ne kažemo drugim strankam in jih ne uporabljamo za promocijo ali druge namene brez izrecnega pisnega dovoljenja naročnika. Za demonstracije pred/po ali predstavitvene primere uporabljamo izključno material, za katerega imamo dokumentirano soglasje.

8. Hramba povpraševanj in oddanih obrazcev

Spletni obrazec za povpraševanje shrani vaše sporočilo, kontaktne podatke in morebitne pripete datoteke v naš zaščiteni sistem. Datoteke priponk se hranijo do zaključka obravnave povpraševanja, nato pa skupaj z zapisom povpraševanja po izteku rokov iz točke 6 izbrišemo.

Pripete fotografije in dokumenti se v e-pošti administratorja zaščitijo z žetonom, da do njih ne morejo dostopati tretje osebe. Tudi po posredovanju e-pošte se datoteke fizično hranijo na našem strežniku in se izbrišejo skladno z roki hrambe.

9. Zunanji AI klepet

Spletna stran ponuja zunanji AI klepet (aina.si). Če klepet uporabite, se vsebina pogovora in tehnični podatki obdelujejo pri ponudniku te storitve. Ponudnik klepeta lahko za delovanje uporablja podizvajalce (med drugim ponudnike velikih jezikovnih modelov), katerih obdelava lahko poteka tudi izven Evropske unije.

Klepet je namenjen splošnim vprašanjem. V klepet ne vpisujte občutljivih osebnih podatkov, gesel, številk računov, zdravstvenih ali drugih posebnih kategorij osebnih podatkov. Pogovor lahko ponudnik klepeta hrani za namen izboljšanja storitve.

10. Računovodstvo in poslovne evidence

Podatki na izdanih računih (ime, naslov, davčna številka pravne osebe, opis storitve, znesek), v šifrantu strank, knjigovodstvu in programu za vodenje naročil se hranijo zaradi poslovanja, računovodstva, davčnih predpisov in dokazovanja opravljenih storitev. Teh podatkov praviloma ne brišemo na zahtevo, kadar jih moramo hraniti zaradi zakona (10-letni rok po davčni zakonodaji) ali zaradi prevladujočega zakonitega poslovnega interesa.

11. Komu lahko podatke posredujemo

Podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo za trženje tretjim osebam. Dostop do podatkov imajo lahko le osebe in pogodbeni partnerji, ki to potrebujejo za izvedbo storitve ali izpolnjevanje zakonskih obveznosti:

• osebe v podjetju, ki obdelujejo naročila, posnetke, račune in komunikacijo,
• računovodski servis in ponudnik računovodske programske opreme,
• ponudnik e-pošte, spletnega gostovanja (znotraj EU/EGP) in tehničnega vzdrževanja,
• ponudnik zunanjega AI klepeta in njegovi podizvajalci,
• dostavne službe (Pošta Slovenije, izbrani kurirji) – izključno za izvedbo dostave,
• banke in plačilni sistemi pri izvedbi plačil,
• odvetniki, davčni svetovalci in drugi pooblaščeni svetovalci v omejenem obsegu, kadar je to potrebno za uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov,
• državni organi (FURS, sodišče, policija), kadar to zahteva zakon ali pravnomočna odločba.

12. Prenos podatkov v tretje države

Praviloma se osebni podatki obdelujejo znotraj Evropske unije oziroma Evropskega gospodarskega prostora. Pri uporabi nekaterih spletnih storitev (zunanji AI klepet, e-poštna infrastruktura, spletni vtičniki, vdelane vsebine YouTube ali Google Maps) je možno, da posamezne tehnične podatke (npr. IP naslov, identifikator naprave) obdelujejo tudi ponudniki v ZDA ali drugih državah. V takih primerih se prenos opira na standardne pogodbene klavzule EU (SCC) ali druge ustrezne pravne podlage iz člena 46 GDPR.

13. Varnostni ukrepi

Dostop do podatkov in posnetkov omejujemo na osebe, ki jih potrebujejo za izvedbo naročila. Pri delu uporabljamo razumne tehnične in organizacijske ukrepe:

• urejeno fizično shranjevanje materiala v zaklenjenih prostorih,
• geslo zaščiteni delovni računalniki, varnostne posodobitve sistemov,
• zaščita oddanih datotek prek obrazca z naključnim žetonom, da neavtorizirane osebe ne dostopajo do priponk,
• HTTPS šifriranje na spletni strani,
• varnostne kopije med obdelavo, ki se po roku samodejno prepišejo,
• omejen čas hrambe delovnih datotek (točka 7),
• skrbno ravnanje z originali in fizično ločevanje materiala različnih strank.

Kljub temu noben sistem ne zagotavlja absolutne varnosti. V primeru kršitve varnosti osebnih podatkov ravnamo skladno s členom 33 in 34 GDPR.

14. Avtomatizirano sprejemanje odločitev in profiliranje

Upravljavec ne sprejema avtomatiziranih odločitev (v smislu člena 22 GDPR), ki bi imele pravne učinke za posameznika, in ne izvaja profiliranja strank za namene trženja ali ocenjevanja osebnih lastnosti.

15. Otroci

Storitev ni namenjena otrokom, mlajšim od 16 let. Otroci se ne morejo samostojno registrirati, oddati naročila ali skleniti pogodbe za digitalizacijo. Kadar naročnik v digitalizacijo zaupa gradivo, ki vsebuje posnetke otrok (npr. družinski posnetki), je za to odgovoren naročnik kot upravljavec teh podatkov (glejte točko 2).

16. Vaše pravice

V skladu s členi 15 do 22 GDPR in ZVOP-2 imate naslednje pravice:

• pravica do dostopa do svojih osebnih podatkov,
• pravica do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov,
• pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«), kadar za hrambo ne obstaja več pravna podlaga,
• pravica do omejitve obdelave,
• pravica do ugovora obdelavi, kadar ta temelji na zakonitem interesu,
• pravica do prenosljivosti podatkov, kadar je to tehnično izvedljivo in zakonsko predvideno,
• pravica do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi (preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem),
• pravica vložiti pritožbo pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, www.ip-rs.si.

Zahtevo lahko pošljete na info@presnemavanje.si. Pri zahtevi vas lahko prosimo za dodatno identifikacijo (npr. potrditev e-poštnega naslova, ki je bil naveden ob naročilu), da preprečimo razkritje podatkov nepooblaščeni osebi. Na zahtevo praviloma odgovorimo v 30 dneh, v izjemnih primerih lahko ta rok podaljšamo za največ 2 meseca in vas o tem obvestimo.

Pri uveljavljanju pravice do izbrisa lahko podatke izbrišemo le v delu, kjer za hrambo ne obstaja prevladujoča pravna podlaga (npr. računov ne moremo izbrisati pred iztekom davčnih rokov).

17. Posebnost: pravice tretjih oseb na posnetkih

Če menite, da naša obdelava posnetkov, ki nam jih je zaupala druga oseba, posega v vaše pravice (npr. ste posneti na družinskem videu, ki ni vaš), nas o tem obvestite. V vlogi obdelovalca vašo zahtevo posredujemo upravljavcu (stranki, ki je material zaupala) oziroma ravnamo po upravljavčevih navodilih. V primeru utemeljenega suma, da obdelava nima ustrezne pravne podlage, izvedbo prekinemo.

18. Vdelane vsebine in zunanje povezave

Spletna stran lahko vsebuje vdelane vsebine zunanjih storitev (npr. Google Maps zemljevid lokacije, YouTube videoposnetki, družbena omrežja). Pri obisku takih vdelav lahko zunanji ponudnik obdela tehnične podatke (IP, identifikator naprave, piškotke) skladno s svojo politiko zasebnosti. Spletne strani teh ponudnikov niso v naši pristojnosti.

19. Marketinška komunikacija

Upravljavec strankam ne pošilja marketinških e-poštnih sporočil brez izrecne privolitve. Občasno lahko obstoječim strankam pošljemo obvestilo o storitvi, ki je neposredno povezano z njihovim naročilom (npr. obvestilo o zaključku, zahteva za potrditev, opomin za prevzem). Za splošno marketinško komunikacijo bi pridobili ločeno privolitev.

20. Kontakt in spremembe politike

Za vsa vprašanja, pritožbe ali uveljavljanje pravic se obrnite na info@presnemavanje.si.

Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo, kadar se spremenijo storitve, zakonodaja, način obdelave podatkov ali ponudniki, ki jih uporabljamo. Veljavna različica je vedno objavljena na tej strani z navedenim datumom zadnje posodobitve. Pri bistvenih spremembah, ki vplivajo na vaše pravice, vas bomo obvestili neposredno (npr. po e-pošti), kadar je to mogoče.