Primer iz prakse · organizacije

Arhiv podjetja ali društva: digitalizacija z evidenco, poimenovanjem in pravili dostopa

Primer organizacijskega arhiva z več vrstami medijev: pred zajemom smo določili evidenco, prioritete, izhodne formate in način varne predaje.

Anonimiziran primer

Primer temelji na praktičnem postopku. Zaradi zasebnosti niso objavljeni osebni podatki, obrazi ali posnetki stranke. Rezultat pri drugem materialu je lahko drugačen, zato izvedljivost vedno potrdimo po pregledu.

Izhodišče

Situacija

Organizacija je želela ohraniti posnetke prireditev, intervjujev, promocijskih oddaj in fotografsko dokumentacijo. Gradivo je bilo na več formatih, del oznak pa je uporabljal stare interne kratice, ki so bile razumljive le nekdanjim sodelavcem.

Ključni izziv

Kaj je bilo treba rešiti

Pri poslovnem ali društvenem arhivu mora biti rezultat uporaben tudi čez več let. Poleg kakovosti zajema so pomembni popis, povezava z izvirnikom, dogovor o datotekah, varna predaja in odgovornost za osebne oziroma avtorsko zaščitene vsebine.

Postopek

Kako smo se lotili dela

Dogovor o obseguPred začetkom smo določili, kateri mediji so prednostni, kateri potrebujejo samo pregled in kateri zahtevajo posebno opremo.
EvidencaVsaka enota je dobila identifikator, povezan z obstoječim opisom, letom, dogodkom in nosilcem.
Pilotni vzorecPred večjo serijo smo pripravili kratek vzorec, da je naročnik potrdil kakovost, razmerje slike, zvok in način poimenovanja.
Dve ravni datotekPo potrebi se pripravijo manjše datoteke za vsakdanjo uporabo ter kakovostnejše kopije za arhiv ali nadaljnjo obdelavo.
Kontrolirana predajaDatoteke in izvirniki so bili predani po dogovorjenem seznamu. Dostop do materiala je bil omejen na osebe, vključene v naročilo.

Rezultat

Kaj je naročnik dobil

Organizacija je dobila pregledno zbirko, ki jo je mogoče povezati z izvirnimi nosilci in vključiti v obstoječo dokumentacijo. Pilotni vzorec je zmanjšal tveganje, da bi bila večja količina obdelana v neprimernem formatu ali z napačnim poimenovanjem.

Kaj se lahko naučite

Praktične ugotovitve

Pri večjih arhivih najprej potrdite vzorec in pravila poimenovanja.
Dogovorite se, kdo sme dostopati do posnetkov in kdo potrdi končno predajo.
Uporabna kopija in arhivska osnova imata lahko različna formata in velikosti.
Davčno obravnavo, roke in nestandardne stroške je treba potrditi pred začetkom.

Povezane storitve

Preverite podrobnosti

Digitalizacija za podjetja in ustanovePostopek, možnosti in naslednji korak. Testna digitalizacija vzorcaPostopek, možnosti in naslednji korak. Varnost in zaupnost materialaPostopek, možnosti in naslednji korak.

Pogosta vprašanja

Vprašanja o podobnem materialu

Da. Pri večjih ali mešanih arhivih je vzorec smiseln za potrditev kakovosti, izhodnih formatov, poimenovanja in ocene obsega.

Da, po dogovoru. Manjše datoteke so praktične za ogled, kakovostnejše pa za hrambo ali nadaljnjo obdelavo. Zahteve določimo pred začetkom.

Pošljite fotografijo svojega materiala

Za prvi odgovor ne potrebujemo popolnega seznama. Fotografija medija, približna količina in kratek opis težave so dovolj za začetno usmeritev.

Brezplačna začetna ocena Vsi primeri