Digitalizacija družinskega arhiva: od nepregledne škatle do urejenih datotek

Situacija

Družina je hranila več škatel VHS-C, Hi8 in MiniDV kaset, nekaj avdio kaset ter fotografije brez enotnega seznama. Na ovojnicah so bile dragocene ročne oznake, vendar niso bile vedno kronološke in del medijev ni bil prepoznan.

Kaj je bilo treba rešiti

Pri večjem arhivu sama digitalizacija ni dovolj. Če datoteke dobijo imena video001.mp4, video002.mp4 in podobno, vsebino kasneje težko najdete. Hkrati ni varno odstranjevati starih nalepk ali na pamet sklepati, kaj je na traku.

Kako smo se lotili dela

1. Popis in številčenjeVsak medij je dobil zaporedno oznako. Stare napise smo ohranili in jih povezali z novim seznamom.
2. Razvrstitev po formatihKasete smo razdelili glede na potrebno opremo, nejasne primerke pa označili za ločen pregled.
3. Prednostni vrstni redNajprej smo obdelali najstarejše in za družino najpomembnejše posnetke, nato preostanek arhiva.
4. Poimenovanje datotekIme datoteke je povezano z oznako kasete, letnico ali dogodkom, kadar je bil ta podatek zanesljivo znan.
5. Predaja in varnostne kopijePripravljene so bile uporabne MP4 datoteke in navodilo, kako ustvariti še drugo kopijo na ločenem disku oziroma v oblaku.

Praktične ugotovitve

• Pred oddajo kaset jih oštevilčite, vendar ne odstranjujte starih nalepk.
• Ločite nujne posnetke od tistih, za katere vsebine še ne poznate.
• USB je priročen za ogled, ni pa edina dolgoročna varnostna kopija.
• Pri večjem arhivu je bolj pomembna sledljivost kot zapleten sistem map.